粤东侨乡会议接待：旺季资源与需求确认表实务指南

旺季会议先锁定什么

粤东侨乡会议接待不能只报“人数加酒店”。采购方应先给出会议日期、可前后浮动的时间、主会场桌型、分会场数量、住宿房型、抵离批次、用餐形式和审批节点。地接方据此把会场、客房、车辆、餐厅和工作人员拆成独立资源项，分别标注待询、可选、暂留与已确认，避免某一项有房就误判整场活动可执行。

清明、春节等返乡时段以及大型活动期间，侨乡住宿和用车需求可能集中。具体锁定期限必须以供应方当期书面回复为准；没有书面保留编号或确认单的资源，不应写成已锁定。

会议动线与现场责任

潮州、汕头、揭阳之间跨城移动时，要把机场或高铁站接送、酒店入住、会场签到、用餐转场分别排入分钟级执行表。若参会者分批到达，应设置主车、补接车辆和迟到联络机制，并写清行李车是否另计。会场核验关注投影接口、网络、音响、茶歇补台、指引物摆放和撤场时间，而不是只看场地照片。

现场变更由企业指定审批人确认。新增车辆、延时、临时房和菜单调整要记录提出时间、数量、价格影响和执行人，形成可追溯的变更单。

询价与验收清单

• 提供日期、预计人数、抵离班次和会议日程版本。
• 列出会场桌型、设备、网络、茶歇和布置需求。
• 区分房费、餐费、车费、工作人员及可能发生的加班费用。
• 确认资源保留期限、取消条件和恶劣天气备用动线。
• 活动结束按车辆趟次、房间数量、餐标人数和变更单逐项验收。

首次咨询可以使用预计数，但方案进入预订前应补齐实名名单、房型表和审批联系人。扬邦按具体日期核查，不以本页替代实时库存与书面报价。

进一步核对

会前踏勘还应验证主入口到签到台的客流方向、贵宾与普通参会者是否分流、物料到场和撤场通道、会务人员工作区及备用电源。企业若有直播、保密会议或品牌搭建，应在询价之初告知网络、安全和进场限制，不能等到布场当天再补充。

常见问题